ERP选型过程中管理好软件演示的十三个技巧!

企业在ERP选型过程中，看ERP厂商提供的软件演示是必须的一个环节。软件演示的主要目的，一是感性地了解ERP厂商的产品，二是看ERP厂商在软件功能上是否说到做到。如何管理好软件演示过程是非常重要的，《掌控你的ERP命运》一书总结了十三个重要技巧。

1、首先让ERP厂商做完公司简介并说明演示步骤；

软件演示的开场部分是比较灵活的。一般来说，先让ERP厂商做完他们的公司介绍，然后向选型小组说明接下来的演示步骤以及一些具有共性的内容，这样在演示每一个软件模块的时候，就不用再重复介绍这些内容。

2、在演示每个软件模块的功能时，安排两轮演示；

这样安排的好处，是可以让选型小组有充分的时间来了解并评估每个模块。

3、在演示时先让ERP厂商根据脚本演示那些重要的功能；

主要包括那些比较独特的需求以及高优先级的需求。

4、一定要营造一个公平竞争的环境；

对于每个ERP厂商来说，软件演示的地点以及演示的方式应该是一样的，比如要么把ERP厂商都请到企业来演示，要么就都通过网络进行远程演示。再强调一次，这样做是为了体现公平竞争。比如对于同一个软件模块，如果一个ERP厂商是在企业现场演示的，而另一个ERP厂商是通过网络远程演示的，那么这两种方式给选型小组留下的印象肯定是不一样的，并且很多时候这种印象跟ERP软件本身的关系不大。企业要鼓励每个ERP厂商都进入现场来演示。在详细评估阶段，与ERP厂商进行这种面对面的沟通是非常重要的。

5、每次演示的主题和时间安排都要事先计划好；

选型小组可以与ERP厂商一起制订演示日程，但是不要让ERP厂商操纵这个日程。每个ERP厂商在演示每个模块的时候，日程安排应该是一样的，至少在第一轮演示是基本相同的。在下一轮针对一些特定的问题或者疑问做进一步了解的时候，在演示日程的安排上可能会稍有差别，这是允许的。

6、要求每个ERP厂商组建最佳团队过来演示；

也就是让那些真正理解软件和知道如何做好演示的人来做演示。如果ERP厂商派过来的是一个二流团队，那么对于ERP厂商以及企业来说都不是什么好事情。因为如果演示人员不熟悉这套软件，也缺乏演示技巧，那么就很难做好演示工作，导致一套本来很不错的ERP系统，却给人留下了一个不怎么样的印象。如果企业不能通过演示充分了解ERP厂商的系统，那么很可能就会错失一套优秀的系统，最终吃亏的还是企业自己。

7、确保ERP厂商用正式版本以及典型的技术架构进行演示；

一定要避免ERP厂商演示时所用的软件和数据库不能反应他们的实际产品。如果做不到这点，有些ERP厂商可能会在演示前修改软件代码，以便让他们的系统看起来似乎能够满足某个需求，而他们的实际版本却并没有这个功能。虽然这种情况不会很常见，但是企业一定不能掉以轻心。

8、让ERP厂商用企业将要实施的版本进行演示（通常是最近版本）

提醒一下，在ERP实施过程中进行软件升级容易带来灾难性的后果。如果企业是软件新版本的第一个用户，很可能就成为了ERP厂商的实验小白鼠，这会给项目带来风险。另一方面，如果ERP厂商用一个以前的版本进行演示，就说明已经发布的最近版本可能还存在些问题，ERP厂商还没有准备好大量推广。了解一下那些正在使用最近版本的企业用户，如果听到的全是麻烦，那么企业最好离这套系统远一点。

9、确保所有ERP厂商都用同样的样本数据进行演示。

如果一个ERP厂商在演示中使用了可以反应企业业务的样本数据，那么就让所有厂商都使用同样的样本数据，否则就会导致不公平竞争。因为那些用了企业样本数据的ERP厂商，在演示中可以很容易地让选型小组对他们的软件倍感亲切，这对那些没有这样做的ERP厂商来说是不公平的。

10、通过培训让选型小组成员了解各自的职责并做到客观公正；

在ERP厂商针对RFI文件的书面回复中，如果存在没有讲清楚的地方，那么选型小组就要通过与ERP厂商交流来澄清那些没有讲清楚的地方，这是职责所在。另外，如果企业不能有效地管理好软件演示过程，就容易让选型小组成员陷入主观。举例来说，我曾经见过一个软件演示，选型小组在演示结束以后给了一个满堂彩。我不得不承认，那场演示的演讲者在娱乐听众方面很有一套，但是他所代表的ERP软件就比他的表演要差远了。

11、选型小组组长要充当用户与ERP厂商之间沟通的桥梁；

选型小组成员主要是业务部门的用户。虽然在演示过程中ERP厂商与选型小组会进行各种交流，但并不意味着大家是在进行真正的沟通，毕竟ERP厂商和选型小组成员是来自于不同的世界，用着不同的术语，所以在沟通中就很容易出现理解不到位的地方。这时候，选型小组组长就要通过有效地解释，确保大家是在真正地沟通。

12、选型小组组长必须要掌控好选型过程；

整个选型工作的日程计划安排好之后，就一定要贯彻执行。选型小组开展工作的时候，要确保每一个选型小组成员的参与。在与ERP厂商的互动中，要让他们的顾问回答好每一个问题并做好软件演示。确保这些工作做到位是选型小组组长的职责。

13、选型小组要在每次演示结束后及时进行总结。

每次演示结束以后，一定要安排时间让选型小组成员及时进行总结。主要有下面几项内容：1）大家交流下各自的收获；2）对意见不一致的地方要通过再讨论尽可能达成共识；3）给ERP软件打分；4）记录还需与ERP厂商进一步沟通的问题。当然，在进行这种总结的时候是不能让ERP厂商参加的。（关于如何给一套ERP系统打分，以及如何计算ERP软件相对于企业需求的整体匹配度，大家可参考《掌控你的ERP命运》一书）

如果在演示结束后不及时进行总结，那么大家在演示中所了解到或者学习到的内容，就会很容易忘掉。虽然大家参加的是同一个演示，但是各自的观点和看法一定存在不少分歧，如果不及时沟通就容易不了了之。在演示过程中，每一个小组成员都会独立地对ERP软件进行打分，这种打分是按需求满足程度一项一项地来打的。如果大家对同一项软件需求的打分不同，那么就要及时进行讨论并得出一个大家都认可的分数，作为ERP软件在这项需求上的得分。如果大家对某些软件需求不能在打分上达成共识，就需要再找时间另行讨论。

本文根据《掌控你的ERP命运》一书的相关内容为基础整理，该书原版作者为美国资深ERP专家，中文版本已由电子工业出版社出版发行。

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